Facebook-gruppen – En selvfølgelighed til intern kommunikation

Facebook-gruppen virker som det oplagte valg til at koordinere intern kommunikation. De fleste er vant til Facebooks funktioner, og måden hvorpå man kommunikerer på tjenesten. På den måde behøver man ikke at lære platformen at kende for at kunne bruge den til intern kommunikation.

Vi vil her kigge på en lukket Facebook-gruppe. Man kan også oprette en offentlig gruppe, men da gruppen handler om intern kommunikation, handler det ikke om at dele vores samtaler med omverdenen. Man kan også oprette en hemmelig gruppe, men da vi ikke behøver at holde vores eksistens hemmelig, ser vi ikke et behov for det.

Følgende analyse er baseret på Nancy Bayms (2010) syv nøglekoncepter til at sammenligne forskellige medier.

Interaktivitet

Det er muligt for gruppens medlemmer at interagere med hinanden gennem opslag og kommentarfeltet under. Her kan medlemmerne også reagerer direkte med kommentarer i form af emojis. Man behøver altså ikke at skrive et langt skriftligt svar på et opslag, men kan i stedet hurtig tilkendegive sin mening gennem emojis, som f.eks. et “like”.

Hvis man så bevæger sig lidt uden for den lukkede gruppes funktioner og ser på Facebook som en helhed, tilbydes der også andre dialogredskaber, såsom chatten og facetime-funktionen, der yderligere kan forbedre den direkte kommunikation, da disse giver en mere direkte kontakt.

Temporal struktur

Kommunikationen, der foregår i en lukket Facebook-gruppe, vil umiddelbart defineres som asynkron, fordi kommunikationen foregår i et kommentarfelt, hvor man bliver gjort opmærksom på nye kommentarer via notifikationer.

Dog bevæger denne kommunikation sig over i at være nærsynkron kommunikation, fordi man bliver gjort opmærksom på, at de andre deltagere i diskussionen er i gang med at svare via tre små bobler i venstre hjørne. Det gør kommunikationen mere flydende og mindsker forsinkede besvarelser.

Som nævnt tidligere findes der flere kommunikationsfunktioner, hvis man flytter fokus fra den lukkede gruppe til Facebook som helhed. Her vil både synkron, asynkron og nærsynkron kommunikation være tilgængelig. Disse kan ses igennem chatfunktionen, hvor man kan have en direkte skriftlig samtale “en” til “en” og “en” til “mange”, hvor der er forventet respons i realtid.

Ligeledes ses der også en dybere synkronitet via Facetime-funktionen, der giver en muligheden for at se deltagernes mimik og gestik og derved have en hurtigere kommunikation, hvor der er en mindre chance for at fejltolke respons.  

Sociale signaler

Det er også muligt at udtrykke sociale signaler igennem interaktion i en lukket Facebook-gruppe. Da konteksten er et lukket forum, er det trygt og nemt at aftale og koordinere forskellige ting. Derudover er der et klart formål med den lukkede gruppe, hvilket er med til at give mening til beskederne, der bliver givet i gruppen. Det er med til at danne et fællesskab for medlemmerne.

Derudover kan man let ændre meningen med en besked ved at benytte nogle af Facebooks mange muligheder for emojis, både som reaktioner på beskeder og som en del af et svar. Disse emojis bliver brugt som erstatning for mimiske reaktioner ved at spejle, hvordan man ville reagere på en samtale, f.eks. ved at udtrykke ironi.

Opbevaring / Replikabilitet

Den lukkede Facebook-gruppe giver gode muligheder for at opbevare beskeder og delt materiale (filer, videoer osv.), fordi indholdet i gruppen automatisk lagres. Alt indhold på gruppen bliver liggende, medmindre man aktivt går ind og sletter beskeder eller materialer fra gruppen. Der kan være problemer med, at gamle opslag forsvinder i mængden. Det kan afhjælpes ved at bruge søgefunktionen i gruppen. Det kan man dog kun gøre fra pc.  

Indholdet kan nemt genbruges ved at blive downloadet til ens egen computer og uploadet igen i en eventuel ny form. 

Rækkevidde

Indholdet af en lukket gruppe kan ses af alle, der er medlem af gruppen. Gruppens eksistens kan ses af alle på Facebook, så hvis du er interesseret i kommunikation på internettet, vil det være muligt at ansøge gruppen og blive medlem. Men det kræver, at administratoren skal godkende medlemskabet.

Hvis gruppen i stedet havde været hemmelig, ville det ikke være muligt for andre brugere at søge gruppen frem. Var gruppen i stedet offentlig, vil alle på Facebook kunne se gruppens medlemmer og opslag i gruppen.

Fordelen ved at have en lukket Facebook-gruppe er, at man ikke behøver at være venner med hinanden for at være en del af gruppen. På den måde kan dem, der ønsker at holde en professionel distance til de øvrige medlemmer i gruppen, gøre det. Der er selvfølgelig også mulighed for at blive venner med de andre i gruppen, hvis man ønsker det.        

Mobilitet 

Facebook er et af de største sociale medier, og derved er det et utroligt velkendt og tilgængeligt medie for de fleste danskere. Mediet kan både tilgås via mobil, computer og tablet, hvilket gør det nemt at bevare kontakten til gruppens øvrige medlemmer, og derfor er mobiliteten høj.

 


Alt i alt er der altså mange fordele ved at vælge Facebook-gruppen til intern kommunikation:

  • De fleste kender Facebook i forvejen
  • Man kan nemt dele dokumenter med hinanden
  • Beskeder og materialer bliver liggende
  • – og de kan tilgås nemt på farten gennem mobil eller tablet
  • Der er mulighed for at få besked, hver gang der sker noget nyt i gruppen

 

Af: Mathias H. Tøttrup, Maria L. Thomsen, Sofie L. Pihl og Rikke U. Andersen 

Snapchat – fremtidens intranet?

Af Louise Vestergaard, Anders Keld Messer, Britt Sloth Shenoy og Christian Ørbæk Andersen

Snapchat er et medie, der giver modtageren et øjebliksbillede af afsenderens hverdag. Du kan sende et billede, foretage et telefon- eller videoopkald eller sende en besked. Snapchat giver brugeren maksimalt 10 sekunder til at se et billede. En periode som sikrer, at billedet forbliver unikt, og ikke kan genskabes – medmindre man screenshotter det.

           

Temporal struktur

Snapchat er primært asynkron i sin snap-funktion, eftersom man ikke kan afbryde hinanden i at sende et snap. Desuden kan det hurtigt blive rodet i en snap-samtale, hvis man sender flere end én snaps af gangen.

Chat-funktionen er også asynkron, men har nærsynkon kommunikation, da man får en notifikation, hvis modparten er ved at skrive en besked. I chatten findes også en ringefunktion. Hermed er der også en grad af synkron kommunikation. Dog er det vores vurdering, at denne funktion ikke bruges særlig meget.

Sociale signaler

De sociale signaler kommer til udtryk gennem emojies, ansigtsudtryk i snaps, stemmeføringen i opkald, filtre som sættes over billederne og stemmen i samtaler. Signalerne har en betydning for interaktionen mellem hinanden. Emojies anvendes til at udtrykke sig, ansigtsudtryk kan vise, hvad den pågældende person føler og på stemmeføringen kan man høre, om en person er glad, sur, engageret mm.

Opbevaring

Snaps og beskeder forsvinder hurtigt og ikke kan genskabes. Hermed sker det, at man enten ikke får set, hvad modparten har skrevet, eller at man ikke kan huske, hvad vedkommende skrev, fordi man i mellemtiden er gået ud af samtalen.

I Snapchats story-funktion kan brugerne opbevare billeder længere, dog maks 24 timer.

Replikabilitet

Kommunikationen i snapchat kan ikke replikeres, da man ikke kan hente tidligere snapchats eller beskeder frem igen. Billeder, beskeder osv. som sendes i snapchat har kort varighed og forsvinder derefter, hvilket gør dem svære at kopiere. Dog kan man tage screenshots af fx et snap. I så fald får modparten en notifikation om, at man har screenshottet, men det vil ikke gøre så meget i intranet-sammenhængen.

Mobilitet

Snapchat kræver mobile medier som f.eks. en smartphone eller en tablet for at kunne fungere. Mediet har høj mobilitet, men kræver dog netadgang – dette er dog nemt at finde. De fleste har deres smartphones som en naturlig forlængelse af deres hånd, så der er konstant kontakt.

Rækkevidde:

Et ‘snap’ når kun ud til den intenderede bruger, medmindre vedkommende screenshotter dette med misbrug for øje. Snapchat har ingen geografisk begrænsning og et virtuelt venskab er heller ikke nødvendigt.

Anbefaling: 

Det fungerer socialt, og er med til at give et øjebliksbillede. Snapchat er dog ikke oplagt som intranet eller kommunikationsmedie, da mediet er begrænset af sin egen præmis. Derfor er det ikke vores anbefaling, at vi bruger Snapchat til at kommunikere på i dette kursus, da mulighederne for succes er små.

Why work hard, when you can…

Hvad er Slack?

Slack er et instant message system, der er designet til at formidle kommunikation mellem grupper der arbejder på tværs af hinanden. Dette gøres gennem en hurtig, simpel og effektiv brugerflade. I nedenstående blogindlæg vil vi undersøge Slack ud fra Nancy Bayms syv nøglebegreber.

 

Interaktivitet

Interaktiviteten består i det sociale lag og fællesskab som opstår igennem programmet. Programmet giver mulighed for at oprette forskellige kanaler, hvor man kan diskutere diverse emner, og dele filer, billeder, videoer, mm.

 

Temporal struktur

Kommunikationen på Slack foregår gennem tekstbeskeder via. et “rum” eller personlige beskeder mellem de enkelte brugere. Derfor er kommunikationen asynkron. Grunden til dette er, at der sker et naturligt tursystem, hvor man venter på den anden skriver. Dog kan man se, hvis en person er i gang med at skrive noget i “rummet”, hvorved der hermed kan argumenteres for at en form for “nærsynkronitet” er tilstedeværende. Dette skyldes, at man kan se, når personer er i gang med at skrive, hvilket giver det en form for tilstedeværelse af personen der kommunikeres med.  

 

Sociale signaler

Slack tilbyder at man kan give kommentarer diverse emojies. Derved kan en kommentar tildeles en “thumbs up”, “klapsalve”, “festballon” osv. til at give personens kommentar en reaktion. Dette kan komme til udtryk  i ros, enighed osv. Denne brug af emojies kan medvirke til at brugerne undgår, at misforstå hinanden, da der en fælles kulturel forståelse af betydningen af emojies. Ligeledes skabes der en “stemning” i samtalen.

 

Opbevaring

Information på Slack gemmes på selve platformen. Dette gælder, dokumenter, billeder, links osv. Til dette findes tre funktioner: pin, share og star. En af funktionerne til opbevaring af informationer er, at brugerne kan “pinne” et  opslag, som herefter er let tilgængeligt i “pinned items” menuen. Det kan også gøres med delte dokumenter. Derudover virker funktion “shared files”, som et bibliotek, hvor man bedre kan overskue teamets fildeling blandt hinanden. Den enkelte bruger kan “star” andres indlæg og gemme det til egen fornøjelse og senere brug.

 

Rækkevidde

Kommunikationskanalerne kan redigeres til hvilken rækkevidde, man ønsker platformen skal have. Dette gøres ved at bestemme, hvorvidt kanalen skal være tilgængelig for brugerne, som er inviteret eller om den skal være tilgængelig for alle.

Mobilitet

Selve systemet foregår asynkront over nettet, hvilket vil sige, at man kan kommunikere med hinanden på forskellige tidspunkter og på tværs af geografiske områder. Selve systemet kan også fås som App hvilket betyder, at man også kan kommunikere med folk i gruppen, mens man er på farten.

 

/Gruppe 3

Sammen skaber vi Trello

Sammen skaber vi Trello

Det følgende er en analyse af arbejdsplatformen Trello med udgangspunkt i Nancy Bayms syv nøglebegreber. Analysen afsluttes med en opsummerende konklusion.

Interaktivitet

Der er mange muligheder for at interagere gennem Trello. Man kan blandt andet sætte deadlines, oprette cards med nye opgaver, kommentere og tagge hinanden i kommentarer. Dette giver mulighed for en form for organiseret social interaktion med fokus på at løse opgaven.

Trello giver mange muligheder for at intergere med de “cards” som andre brugere har oprettet. Man kan rette, kommentere og ændre status på de opgaver cardsene indeholder.

Temporal struktur


Idet kommunikationen foregår gennem mediet er den asynkron, da der ikke er mulighed for at føre en samtale. Der er heller ikke mulighed for chat, hvilket gør platformen meget asynkron. Platformen har mere til hensigt at dele informationer end at udveksle beskeder.  

Kommunikationen på Trello vil ofte fungere i etaper, da det ikke er forventes, at brugerne skal være klar til at reagere på eventuelle nye opslag med det samme. Dette er med til at forstærke den asynkrone kommunikation.

Sociale signaler


Den individuelle bruger og dennes selvrepræsentation er lidt i baggrunden på Trello, da fokus er på det fælles foretagende og ikke den enkelte bruger. Mediet er ikke et sted til udveksle personlige beskeder eller udtryk for personlige holdninger, men nærmere en fælles tavle hvor man i fællesskab skaber indholdet ud fra en kontekst.

Der kan forekomme mindre kommunikationsstøj på Trello, da denne er en isoleret platform i sammenligning med mere socialt anlagte platforme som Facebook og andre tjenester. Konteksten på Trello lægger ikke op til social interaktion og påvirker derfor ofte kommunikationen i en faglig retning, hvor de sociale signaler er mindre vigtige end på et socialt medie. 

Opbevaring


Trello er god til at skabe overblik over de opgaver, der skal løses. Det er nemt at se, hvilke dele af opgaverne der er løst og hvilke der mangler.

Trello er ligeledes et godt medie til at ideudvikle, da brugerne i fællesskab kan dele ideer med hinanden under samme felt.

Replikabilitet


Den information som man samler og deler på Trello kan anvendes til at komme videre i processen på mange forskellige måder og kontekster. Derfor er replikabiliteten i platformen stor. Det materiale man arbejder på kan gemmes som noter, som kan genbruges i forskellige kontekster og andre projekter.

Trello opbevarer ens arbejde for eftertiden på nettet. Det er også muligt at hente slettede “cards” tilbage fra arkivfunktionen.

Rækkevidde 

Rækkevidden er bestemt til den gruppering man ønsker til interaktionen, da man har mulighed for at begrænse adgangen med e-mail invitation.

Det er muligt at offentliggøre Trello boards, så hele verden kan finde dem.

Det er dog også muligt at offentliggøre et board, så alle kan tilgå dette via google, og man kan her vedhæfte relevante tags for at optimere synligheden.

Mobilitet 


Ens Trello boards kan tilgås fra mobile enheder via appen, der giver de samme muligheder som fra en desktop. Således kan man arbejde på farten.

 

Trello kan tilgås fra mobile enheder

Opsummering

En af styrkerne ved platformen er de begrænsede sociale signaler, der gør det nemmere at fokusere på opgaven og fjerner distraktioner som f.eks. Facebook giver. Trello gør det også nemt at få et overblik over status på opgaven idet det opbevares og kan deles mellem alle personerne. En svaghed ved platformen er den asynkrone kommunikationsform, der ikke tilbyder en chatfunktion, når man eksempelvis skal aftale et tidspunkt at mødes på. Til trods for den manglende chatfunktion anbefaler vi dog platformen på grund af dens fokuserede brugerflade.

Af gruppe 4.